Člen združenia SOLUS je oprávnený odovzdať na spracúvanie do registra iba tie osobné údaje, u ktorých má súhlas dotknutej osoby s podmieneným odovzdaním tretej osobe (združeniu SOLUS). Člen združenia SOLUS ako prevádzkovateľ svojho informačného systému zodpovedá za správnosť a aktuálnosť takto poskytnutých údajov.
PODMIENKY PRE ZARADENIE KLIENTA DO SPOLOČNEJ DATABÁZY SPOTREBITEĽOV.
Do spoločnej databázy spotrebiteľov (Register FO) sú zaradení spotrebitelia (dotknuté fyzické osoby) neplniaci svoje povinnosti vo vzťahu k činnosti aspoň jedného člena združenia, ktorý je zapojený do činnosti Registra FO.
Register FO zhromažďuje negatívne informácie, teda údaje o tých klientoch, ktorí nemajú záujem plniť svoje zmluvné záväzky alebo sa dostali do problémov so splácaním svojich finančných záväzkov. Register FO obsahuje iba údaje nevyhnutné na identifikáciu klienta a informáciu o type porušenia povinnosti riadne splácať svoj finančný záväzok. Register FO neobsahuje osobitné kategórie osobných údajov (v zmysle §8 ods. 1 zákona č. 428/2002 Z.z. o ochrane osobných údajov, v znení nesk. predpisov - teda nespracúvajú sa údaje, ktoré odhaľujú rasový alebo etnický pôvod, politické názory, náboženskú vieru alebo svetonázor, členstvo v politických stranách alebo politických hnutiach, členstvo v odborových organizáciách a údaje týkajúce sa zdravia alebo pohlavného života) ani ďalšie doplňujúce informácie, ako napr. informáciu o výške príjmu. Na základe otázky do Registra FO sa členská spoločnosť, okrem identifikácie klienta, ktorú už pozná, dozvie iba informáciu o existencii dlhu, prípadne jeho úhrade.
Kritériom pre prvotné zaradenie do Registra FO je skutočnosť, že spotrebiteľ je v omeškaní so splnením svojich záväzkov z úverovej, leasingovej či inej zmluvy, z ktorej mu vznikol finančný záväzok po splatnosti voči veriteľovi, a toto omeškanie trvá počas stanovenej doby.
Členské spoločnosti združenia SOLUS veľmi starostlivo posudzovali dobu trvania omeškania, ktorá je upravená v Pravidlách pre vytváranie, správu a využívanie databázy spotrebiteľov neplniacich svoje povinnosti vzťahujúce sa k činnosti riadnych členov združenia SOLUS, pretože každá z nich sa snaží udržať si i tých klientov, ktorí sa mohli dostať do problémov. V prípade vzniku omeškania preto vstupujú členovia združenia SOLUS - veritelia - do kontaktu so svojimi klientmi a snažia sa situáciu riešiť. Spotrebiteľ je do Registra FO zaradený iba vtedy, keď spĺňa kritéria pre zaradenie podľa pravidiel FO.
Kontrolou spoľahlivosti, správnosti a úplnosti údajov odovzdávaných jednotlivými členmi združenia do databázy je poverený nezávislý audítor.
PODMIENKY LIKVIDÁCIE OSOBNÝCH ÚDAJOV V SPOLOČNEJ DATABÁZE SPOTREBITEĽOV
V súlade so zákonom o ochrane osobných údajov združenie SOLUS ako prevádzkovateľ informačného systému po splnení účelu spracúvania zabezpečí bezodkladne likvidáciu osobných údajov. Likvidáciou osobných údajov je ich zrušenie tak, aby sa z nich osobné údaje nedali reprodukovať.
Doba spracúvania osobných údajov
Pokiaľ klient, ktorý sa nachádzal v registri, splatil dlh, jeho osobné údaje klienta budú z registra vymazané, uplynutím troch mesiacov, počas ktorých nebude voči členovi združenia v omeškaní so žiadnou splatnou platbou, s výnimkou prípadov uvedených v nasledujúcom odseku.
Pokiaľ klient splatil všetky svoje splatné záväzky až na základe uplatnenia pohľadávky súdnou cestou alebo oznámením orgánom činným v trestnom konaní alebo v čase keď mal veriteľ možnosť uplatniť pohľadávku súdnou cestou alebo oznámením orgánom činným v trestnom konaní, najskôr však, ak sa klient dostal do omeškania so splatením viac než dvoch po sebe nasledujúcich splátok alebo jednej splátky dlhšie ako dva mesiace, alebo klient uviedol v žiadosti nepravdivé alebo neúplné údaje, osobné údaje klienta budú z registra vymazané, uplynutím troch rokov po dátume úhrady posledného finančného záväzku voči členovi združenia.
Odvolanie súhlasu so spracúvaním osobných údajov
Súhlas so spracúvaním osobných údajov môže byť dotknutou osobou odvolaný po uplynutí vyššie uvedenej doby, a to písomným listom zaslaným na adresu sídla člena združenia, ktorému dotknutá osoba súhlas udelila.