Ochranu osobných údajov fyzických osôb pri ich spracúvaní upravuje zákon č. 428/2002 Z.z. o ochrane osobných údajov, v znení nesk. predpisov. Dozor nad ochranou osobných údajov vykonáva Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, ktorý bol zriadený v súlade s uvedeným zákonom (http://www.dataprotection.gov.sk).
Združenie SOLUS a jeho jednotliví členovia kladú veľký dôraz na to, aby aktivity združenia prebiehali v súlade so všetkými zákonnými požiadavkami na ochranu osobných údajov. I preto žiadajú členovia SOLUS svojich klientov o poskytnutie dvoch rôznych súhlasov:
- súhlas s otázkou do negatívneho klientskeho registra SOLUS (Register FO) a
- súhlas s poskytnutím informácií do negatívneho klientskeho registra SOLUS v prípade, že budú splnené podmienky pre zaradenie klienta do spoločnej databázy spotrebiteľov podľa Pravidiel pre vytváranie, správu a využívanie databázy spotrebiteľov neplniacich svoje povinnosti vzťahujúce sa k činnosti riadnych členov združenia (Pravidlá FO).
Podmienky pre zaradenie klienta do databázy
Do databázy združenia SOLUS budú zaradené subjekty – dotknuté fyzické osoby - neplniace svoje povinnosti vo vzťahu k činnosti aspoň jedného člena združenia.
Podmienky likvidácie osobných údajov
V súlade so zákonom o ochrane osobných údajov združenie SOLUS ako prevádzkovateľ informačného systému po splnení účelu spracúvania zabezpečí bezodkladne likvidáciu osobných údajov. Likvidáciou osobných údajov je ich zrušenie tak, aby sa z nich osobné údaje nedali reprodukovať.
Doba spracúvania osobných údajov
Pokiaľ klient, ktorý sa nachádzal v registri, splatil dlh, jeho osobné údaje klienta budú z registra vymazané uplynutím troch mesiacov, počas ktorých nebude voči členovi združenia v omeškaní so žiadnou splatnou platbou, s výnimkou prípadov uvedených v nasledujúcom odseku.
Pokiaľ klient splatil všetky svoje splatné záväzky až na základe uplatnenia pohľadávky súdnou cestou alebo oznámením orgánom činným v trestnom konaní alebo v čase keď mal veriteľ možnosť uplatniť pohľadávku súdnou cestou alebo oznámením orgánom činným v trestnom konaní, najskôr však, ak sa klient dostal do omeškania so splatením viac než dvoch po sebe nasledujúcich splátok alebo jednej splátky dlhšie ako dva mesiace, alebo klient uviedol v žiadosti nepravdivé alebo neúplné údaje, osobné údaje klienta budú z registra vymazané, uplynutím troch rokov po dátume úhrady posledného finančného záväzku voči členovi združenia.
Odvolanie súhlasu so spracúvaním osobných údajov
Súhlas so spracúvaním osobných údajov môže byť dotknutou osobou odvolaný po uplynutí vyššie uvedenej doby, a to písomným listom zaslaným na adresu sídla člena združenia, ktorému dotknutá osoba súhlas udelila.